Praktyczny informator hotelowy, czyli jak skutecznie wypromować swoją ofertę

Branża HoReCa rządzi się swoimi, dość restrykcyjnymi prawami. Nic dziwnego, w końcu w bezpośredniej styczności z klientem, restauracje, catering i hotele muszą prezentować się nienagannie. W poprzednim wpisie mówiłem o kartach menu. Tym razem chciałbym przyjrzeć się informatorom hotelowym, bo coraz częściej jestem o nie pytany. Wbrew pozorom, wielu klientów nie pyta o najtańsze rozwiązania. Wiąże się to przede wszystkim ze świadomością, że informator hotelowy, podobnie jak wystrój obiektu i jego obsługa, ma ogromne znaczenie. W dobie rozwoju usług personalizacji, właściciele hoteli i pensjonatów chcą jeszcze bardziej akcentować swoją indywidualność i tym właśnie zjednywać sobie gości. W tym wpisie skoncentruję się więc na tym, czym jest praktyczny i nowoczesny informator hotelowy i jak za jego pomocą wypromować ofertę. Zapraszam do lektury.

Wygląd ma znaczenie!

Jak wspomniałem we wstępie, coraz częściej klienci proszą mnie o zaproponowanie niebanalnej oprawy dla informatorów hotelowych. Tendencja ta przybiera na sile nie tylko dlatego, że możliwości personalizacji są coraz większe, ale też przez wzgląd na klienta. Aby gość hotelu zainteresował się ofertą, musi ją najpierw dostać i chcieć się z nią zapoznać. I tu pojawia się aspekt estetyki. Wygląd ma znaczenie i to ogromne! Goście kierują się przede wszystkim opiniami, standardem i wystrojem (a więc wyglądem) oraz ceną. Warto brać to pod uwagę przy zakupie informatorów.

Z informatorami hotelowymi jest jak z ofertą, którą wręcza się klientowi podczas spotkania biznesowego – jeśli będzie niedopracowana i w kiepskiej okładce, na partnerze nie zrobi dobrego wrażenia. Ale uwaga, wcale nie twierdzę, że skromny informator hotelowy wyklucza, że Twoi goście zapoznają się z ofertą (o umiarze i aspekcie ekonomicznym będzie za chwilę). Wielu moich klientów, przyznaje, że goście zwracają uwagę na szczegóły i je doceniają. Według tych właścicieli, dopracowane i praktyczne informatory hotelowe dodają prestiżu, robią pozytywne wrażenie na gościach i zdecydowanie zachęcają ich do zapoznania się z dodatkowymi atrakcjami oferowanymi przez hotel.

Warto tu zastanowić się również co wpływa na fakt, że niektóre hotele uważane są za luksusowe. To przecież nie tylko świetna obsługa na każde zawołanie klienta. To także pięknie zaprojektowane wnętrza, oryginalnie urządzone pokoje i dbałość o każdy detal – gustowne zasłony, które współgrają z dywanem, tapicerką, czy akcesoriami, takimi jak podkładki na sekretarzyk/biurko, informatory pokojowe, czy etui na klucz.

1Aspekt ekonomiczny, lokalizacyjny i usługowy

Porządne informatory wcale nie muszą być kosmicznie drogie, ale warto by były dopracowane. Co to znaczy? Wystarczy dobry pomysł, odrobina gustu i dopasowanie do charakteru hotelu. Przede wszystkim trzeba zapamiętać, że dobry informator hotelowy sugeruje klientowi, że jest w miejscu, w którym świadczy się profesjonalne usługi, a wygoda i zadowolenie klienta jest priorytetem. Dlatego nie jest ważne ile zdobień i technik zostało użytych do produkcji Twoich informatorów. Ważniejsze jest czy to, co wymyśliłeś pasuje do hotelowych wnętrz. Inna sprawa, jeśli chcesz wywołać w gościach tzw efekt WOW! i stworzyć informatory, których po prostu nie sposób nie podziwiać. Tu możesz sobie pozwolić na bardziej nietypowe i nieco droższe rozwiązania. Warto na przykład w wyglądzie informatorów nawiązywać do regionów, w którym znajduje się dany ośrodek. U nas jest to możliwe np. poprzez wydruk grafik, zdjęć, czy wzorów regionalnych, na płótnie canvas.

Obiekty różnią się nie tylko liczbą przyjmowanych gości, ale też rodzajem świadczonych usług. Dlatego nieco inne informatory hotelowe i pokojowe zamówi międzynarodowa sieć hoteli, a inne – klimatyczny ośrodek wczasowy nad jeziorem. Różnica będzie w nakładzie, wyglądzie i zdobieniach, wreszcie w personalizacji, której zadaniem jest zapisać się w pamięci gości hotelowych.

 Idąc tym tropem, zupełnie inaczej może (i powinien) wyglądać informator ośrodka Spa & Wellness, a inaczej dla schroniska górskiego, czy nadmorskiego pensjonatu. Każdy z tych obiektów ma własny budżet, możliwości i pakiet usług oferowanych klientom. Dlatego w mojej pracowni robimy projekty indywidualnie pod każde zamówienie – z uwzględnieniem koncepcji i charakteru miejsca docelowego, zastosowanych zdobień i technik, no i oczywiście budżetu. Personalizowane informatory hotelowe i pokojowe może zamówić każdy ośrodek – od wielkich i luksusowych hoteli, przez biznesowe centra konferencyjne, urocze pensjonaty i domy gościnne, aż po sprofilowane schroniska, motele, ośrodki wczasowe i sanatoryjne

Informator będzie wyglądał (i kosztował) inaczej w przypadku, gdy poza ogólnymi informacjami i usługami będzie zawierał również ofertę hotelowej restauracji, czy strefy fitness. Może też zawierać stałą ofertę połączoną z sezonowymi wycieczkami, promocyjnymi pakietami usług dodatkowych, czy zwiedzanie atrakcji turystycznych regionu.

U nas można zamówić także ekskluzywny album ofertowy specjalnie na recepcję, na przykład dla ośrodka z polem golfowym, czy centrum sportowo-rekreacyjnym. Tu rekomendujemy np. oprawy skórzane z wkładem wykonanym na sztywnych kartach o grubości około 1 mm. Są to przekładki połączone z wydrukami w najwyższej fotograficznej jakości. Dzięki temu pięknie prezentują walory obiektu i otaczającego go terenu. Jak powstaje taki album możecie Państwo przeczytać w tym artykule.

2

Komplety informatorów

Niektórzy klienci decydują się na tworzenie kompletów informatorów (np. hotelowe, pokojowe, dla restauracji) – po to, by był zachowany ten sam styl i zdobienia. To nowoczesny i (z perspektywy czasu) bardzo ekonomiczny pomysł. Dzięki kompatybilnym projektom nie trzeba martwić się o zachowanie jednolitego wystroju wnętrz. Jednocześnie każdy z tych podmiotów, np. hotelowa restauracja, strefa fitness, czy rozrywki może wprowadzić delikatne modyfikacje (np. dodać sylwetkę sportowca, okienko ze zdjęciem potrawy, czy subtelną naklejkę 3D z nazwą salonu) – tak, by odróżnić swój informator i charakter świadczonych usług.

Komplety informatorów świetnie sprawdzają się w przypadku obiektów, które świadczą wiele różnorodnych usług, np. w większych i sieciowych hotelach, które z uwagi na wymagania i preferencje gości oferują szeroki pakiet usług. To także obiekty świadczące usługi dla biznesu – np. posiadające sale multimedialne nadające się na centra konferencyjne i eventowe.

Informatory hotelowe świetnie współgrają z księgą hotelową na wpisy i rezerwacje, a także z takimi przydatnymi akcesoriami, jak identyfikatory na kartę do pokoju, czy etui na kartę basenową.

Tak więc można skompletować informatory hotelowe i pokojowe, a oddzielnie dla zainteresowanych gości zaprojektować informatory do strefy wellness, salą zabaw dla dzieci, czy centrum rozrywki z kinem, kasynem, kręglami i nocnym klubem. Z doświadczenia i obserwacji – bardziej opłaca się tworzyć od razu całe komplety, niż dobierać poszczególne informatory pojedynczo.

Jak wygląda proces ustalania wyglądu – praktyczne wskazówki

Zanim przejdę do praktycznych wskazówek, chcę podkreślić, że klient powinien być świadomy, co zamawia. Dlatego w mojej pracowni wykonujemy wizualizacje, możemy przesłać próbki materiałów oraz przykładowe wzory produktów i technik personalizacji. Wszystko po to, by ułatwić Państwu wybór i pokazać, jak mogą wyglądać zamówione informatory. A jak wygląda proces projektowania informatorów?

1.Wykonanie i gabaryty informatora zależą od tego, co w nim będzie. Dlatego na wstępie trzeba zebrać wszystkie materiały, które mają się w nim znaleźć: ofertę główną, dodatkowe materiały, foldery i ulotki. Mając te informacje jesteśmy w stanie przystąpić do projektowania.

2.W procesie projektowania ustalamy wielkość i kształt okładki oraz sposób mocowania oferty głównej.

Do najczęściej wybieranych należy mechanizm ringowy, z uwagi na wysoką funkcjonalność i łatwość wymiany wkładów. Ring może mieć średnicę kółek od 13 mm do 55 mm. Inną opcją jest mocowanie wkładów na śrubki (mogą pomieścić do kilkunastu wkładów foliowych). Można też zdecydować się na wszycie wkładów na stałe, co polecam raczej dla hoteli ze stałą ofertą. Ciekawym rozwiązaniem jest również mocowanie wkładów na sznurku, czy na spirali.

3

3.Następnie planujemy liczbę, rodzaj i układ kieszonek. Jest to bardzo ważny etap, ponieważ kieszonki nadają odpowiednią estetykę całemu informatorowi i pozwalają na umieszczenie materiałów z usługami dodatkowymi. Na podstawie otrzymanych informacji przygotowujemy wizualizację z rozmieszczeniem kieszonek i okienek.

Kieszonki można wszyć prosto, na ukos, na całej długości lub zredukować do tasiemek w rogach. Większe przegródki mogą posłużyć do ulotek o okolicznych atrakcjach turystycznych, czy godzinach serwowania posiłków w pensjonacie. Te najbardziej praktyczne są w kształcie narożników – umożliwiają umieszczenie zarówno niewielkich karteczek, jak i dużych dokumentów. Popularne są również kieszonki z przeszyciami i poszerzane. Moi klienci często pytają i proszą o wykonanie także niewielkich kieszonek na wizytówki, karty rabatowe i ręcznikowe. Dużym powodzeniem cieszą się kieszonki przezroczyste, które nie zasłaniają oferty.

4.Informator może występować bez zamknięcia – przypomina wtedy kartę menu lub większą okładkę na dyplom. Dodatkowo można wyposażyć go w zamknięcie. Do najpopularniejszych należy zamknięcie na magnes, gumkę lub rzep.

5.Kolejnym etapem jest wybranie odpowiedniego materiału na okładkę i ustalenie szczegółów jej personalizacji. O okładkach i personalizacji za chwilę.

6.Również kolory mają dużą siłę oddziaływania. Więcej o użyciu kolorów w dalszej części tekstu w sekcji „Personalizacja”.

7.Warto mieć na względzie, że cena informatorów zależy od kilku czynników: użytych materiałów, nakładu i klasyfikacji ośrodka, do którego je tworzymy.

8.Pamiętaj, że zawsze bardziej opłaca się zamawiać komplety. Zestawy prezentują się profesjonalnie i ekskluzywnie oraz pozwalają zachować tę samą linię zdobień minimalnym kosztem.

Jak widać proces przygotowania informatorów wymaga dość szczegółowej wiedzy o tym, co chcemy w nim zamieścić. Ale dzięki tym ustaleniom, jesteśmy w stanie przygotować w pełni profesjonalne informatory hotelowe i pokojowe, które będą praktyczną pomocą dla Państwa gości.

 Praktyczny i nowoczesny informator

O estetyce i wrażeniu, jakie informator zrobi na gościach (oczywiście z pominięciem merytorycznej zawartości, która leży po stronie naszych klientów), decydują 3 główne czynniki, którymi kierujemy się w naszej pracowni: okładka, wybrane wkłady i mocowania oraz zastosowana personalizacja.

* ciekawa okładka

Okładka jest podstawą, bo jako pierwsza wywołuje w gościach hotelowych jakieś skojarzenia. Nasi klienci mają tu pełną dowolność. Obok okładek w standardowych rozmiarach i kształcie prostokąta, coraz większym zainteresowaniem cieszą się okładki profilowane na różne kształty. I tak informator nadmorskiego kurortu może być w kształcie łodzi żaglowej, a schronisko w górach w kształcie uroczej chatki. Profilowane okładki sprawdzają się także w przypadku informatorów dodatkowych – np. w hotelowych restauracjach (np. karta win w formie kieliszka, czy beczki) oraz strefach spa (np. cennik usług gabinetu kosmetycznego na karcie w kształcie flakonika lakieru do paznokci).

Innym rozwiązaniem jest zachowanie bardziej standardowego formatu, ale wybranie nietypowych materiałów na oprawę. I nie chodzi tu wyłącznie o kolor, ale także o strukturę i wzory. W przeciwieństwie do restauracji i lokali gastronomicznych, hotele i pensjonaty mogą sobie pozwolić na ekstrawagancję w doborze materiałów na okładki. I tak, niebanalną oprawą będą okładki płócienne, np. na canvasie, czy z tkanin pokrytych fantazyjnymi lub wzorzystymi motywami – dla pensjonatów i domów gościnnych stylizowanych na styl retro i vintage. W górskich schroniskach świetnie sprawdzą się informatory wykonane w drewnianej okładce lub w eko skórze, która imituje słoje drewna. Oferta strefy biznesowej w hotelu może być oprawiona we flok czy welur a nawet z akrylu podklejonego zdjęciem, zaś okładki w stylu eko (np. bambus-rafia) będą idealne do relaksacyjnej strefy spa.

Okładki informatorów hotelowych mogą również posiadać atrakcyjne okienka i zdobienia, ale więcej o tym powiem w dziale „Personalizacja”.

* odpowiednie wkłady

Zastosowane wkłady mają ogromne znaczenie dla estetyki informatorów hotelowych. Wkłady niskiej jakości i niezabezpieczone szybko się zużyją i (o ile nie są wymienne) w krótkim czasie trzeba będzie inwestować w nowe informatory. Dlatego polecamy wkłady foliowe z wytrzymałej folii lub wkłady zalaminowane, które także są trwałe i estetyczne. Wkłady wymienne (mocowane na ring lub śrubki) są idealne dla hoteli, pensjonatów i ośrodków, w których sezonowo zmienia się ofertę lub do oferty stałej dołącza się informacje o okresowych atrakcjach i promocjach. Na ringi możemy założyć elastyczne koszulki, które zapobiegają przypadkowemu, czy samoistnemu otwarciu. W przypadku, gdy dany obiekt stawia na stałą i dopracowaną ofertę z usługami, warto zdecydować się na wkłady wszyte na stałe, które są estetyczne i nie ma możliwości ich otwarcia.

Dla klientów o bardzo wysublimowanym guście, którzy chcą szczególnie podkreślić ofertę, możemy wykonać wkłady w formie atrakcyjnych indeksów lub z wkładami passe-partout. Wkłady a’la indeksy wycinamy na specjalnych wykrojnikach i laminujemy. Takie rozwiązanie jest droższe od standardowych koszulek czy laminowania zwykłych kart, ale jego efekt jest bardzo praktyczny i zdecydowanie nietuzinkowy. Taki projekt (który sprawdzi się w luksusowych i awangardowych ośrodkach) możemy wykonać w nakładzie od kilkudziesięciu sztuk. Wkłady passe-partout są kolejną niebanalną odsłoną informatorów hotelowych. Dzięki bogatej bazie motywów i papierów możemy wykonać ciekawe wkłady, które otoczą ramką ofertę ośrodka wczasowego nad morzem, czy jeziorem.


Alternatywą dla klientów, którzy chcą zdecydowanie odciąć się od konkurencji są egzemplarze z kartami portfolio na metalowej spirali. To dobre rozwiązanie dla informatorów w centrach kongresowych i hotelowych strefach dla biznesu. Aby zobaczyć przykładowe karty portfolio, zachęcam do zajrzenia na stronę mojej pracowni.

* personalizacja

Aby dopracować wybrany projekt, warto zastosować różne zdobienia i znakowanie, które dodadzą charakteru i podkreślą prestiż marki. W mojej pracowni dbamy o takie szczegóły, jak obszycia okładek i ich wykończenie, czy kieszonki wewnętrzne. Oprawy można personalizować także wewnątrz – np. wyklejając je pasującym kolorystycznie i strukturalnie materiałem lub o zupełnie innej fakturze. Wewnątrz świetnie sprawdzają się eko skóry zwykłe i strukturalne, a także elegancki flok, miękki welur, czy połyskliwa satyna.

Szczególnie oryginalną metodą personalizacji okładki są okienka, które są dodatkowo wzmacniane i zdobione obszyciem. W okienkach można umieścić akryl podklejony wybranym zdjęciem (np. hotelu) ale też innym tworzywem: efektownym laminatem grawerskim (z grawerunkiem np. okolicy, pensjonatu lub motywu przewodniego, np. gór), czy tabliczką mosiężną lub z aluminium anodowanego (z nazwą obiektu, czy inicjałami założycieli). Okienka inspirują i dają ogromne pole do personalizacji informatorów hotelowych. Wszystkich zainteresowanych tą metodą personalizacji, zachęcam do obejrzenia naszych niektórych pomysłów i realizacji z okienkami i aplikacjami na okładce, np. tu.


Wewnątrz okładki możemy zrobić miejsce na długopis, który (wraz z dołączonym obrandowanym bloczkiem) będzie stanowić mini notatnik dla klienta, do zapisania np. godziny wizyty w salonie kosmetycznym. Rogi informatorów mogą być zaokrąglone lub zabezpieczone efektownymi okuciami narożnymi w ciekawych kolorach. Niebanalną rolę w personalizacji odgrywają też obszycia, które mogą mieć różne ściegi i kolory nici. Warto pamiętać, że szycie ma nie tylko walor estetyczny, ale dodatkowo wzmacnia oprawę informatora hotelowego.

Na uwagę zasługują też kolory, które powinny współgrać z ogólnym charakterem, wystrojem danego obiektu, czy wybranym motywem przewodnim. Warto pamiętać, że okładka może być wykonana z łączonych kolorów. Przykładowo dla nadmorskich pensjonatów i kurortów, polecamy kolory kojarzące się z wodą i morzem: np. połączenie bieli z błękitem, zielenią morską, czy szmaragdem. Luksusowym hotelom w klasycznej stylistyce rekomendujemy połączenie czerni, bieli i złota. Wzorzyste tkaniny, czy odważne kontrastujące kolory (np. czerwień i biel lub czerń i pomarańcz) sprawdzą się w przypadku domów gościnnych i schronisk młodzieżowych, urządzonych w stylu vintage czy pop-art. Możliwości jest naprawdę wiele.


Finalnym, ale jednocześnie priorytetowym etapem personalizacji jest znakowanie. Dzięki znakowaniu można na okładce, a nawet wkładach, umieścić napis lub grafikę (np. nazwę hotelu, logotyp). W zależności od wybranego materiału na okładkę, informatory hotelowe możemy oznakować za pomocą grawerunku laserowego lub efektownego tłoczenia stemplami. Dla hotelu to możliwość wstawienia dowolnego tekstu, np. napisu „Informator hotelowy”, „Informator pokojowy”, „Oferta”, czy po prostu własnej nazwy i logotypu. Folie stosowane razem ze stemplami, pozwalają osiągnąć piękne efekty tłoczenia w wielu niestandardowych kolorach.


Informatory hotelowe mają zachęcać klienta do skorzystania z dodatkowych usług, ale przede wszystkim są niezastąpionym narzędziem budowania i podtrzymywania wizerunku danego hotelu, czy ośrodka. Mam nadzieję, że opisane wnioski, zebrane na podstawie moich obserwacji i doświadczeń moich klientów, okażą się pomocne również moim czytelnikom. Zachęcam do komentowania wpisu!